Les enjeux et les objectifs de la gestion de projets : En savoir plus
- Comment être au courant de l’avancement des tâches et du projet dans son ensemble ?
- Comment connaître les dates clefs et être informé d’un changement éventuel du planning ?
- Comment avoir accès aux informations ?
- Comment être sûr de toujours disposer des dernières versions des documents du projet ?
- Comment être averti lorsqu’un document a été modifié ou remplacé ?
- Comment pouvoir contribuer d’une façon proactive ?
Groove® et les solutions Hommes & Process répondent à toutes ces interrogations et vous proposent un véritable environnement de travail collaboratif toujours accessible, pour une gestion optimale de vos projets :
- Coordonner et fédérer les différents acteurs du ou des projets
- Planifier et gérer l’avancement de tâches distribuées
- Anticiper et prendre les bonnes décisions face à l’imprévu
- Maîtriser l’ensemble du processus de gestion de projets
- Gérer les ressources et chiffrer les coûts
Pour faciliter les réunions
Pour mener un projet à son terme, vous devez vous concerter régulièrement avec vos collaborateurs, au fur et à mesure de l’avancement des tâches qui composent votre projet : il vous faut faire le point et prendre les décisions qui s’imposent, afin de continuer à travailler dans la bonne direction. C’est également l’occasion d’échanger et de procéder au réétalonnage des niveaux d’information des uns et des autres. Vous mettez en place des réunions, soit planifiées de longue date, soit décidées dans l’urgence. En savoir plus
Vous utilisez l’outil Réunions, installé dans le bureau virtuel que vous partagez avec les membres de votre équipe, notamment pour saisir la date, l’heure, le nom des participants et l’ordre du jour de votre réunion. Cette information est immédiatement partagée avec vos collaborateurs. Vous pouvez la relayez en déposant un lien vers celle-ci dans un message instantané, que vous pouvez leur envoyer et observer la prise de connaissance effective, ou encore en faisant figurer ce lien dans votre Agenda Partagé.
Durant la réunion, prenez des notes dans l’outil Réunions puis enregistrez la réunion : vous savez que les échanges sont connus et les conclusions approuvées consensuellement par tous. Si vous bénéficiez de l’outil TeamDirection Project, associez directement la réunion à l’avancement du projet, dans la liste des tâches ou sur le diagramme de Gantt : pour avoir un aperçu global des étapes indispensables à la gestion du projet.
Les outils Agenda Partagé et TeamDirection Project se synchronisent avec MS Outlook. Retrouvez vos dates de réunions collectives dans votre agenda Outlook personnel. Emportez-les avec vous sur votre assistant numérique : PDA ou Pocket PC.
Pour mener des tâches
La réussite d’un projet repose sur la bonne répartition des tâches qui le composent. Vous avez pleinement connaissance des compétences qui composent votre équipe, des moyens, des délais et budgets impartis pour concrétisez vos objectifs. Problème : comment mettre en musique ces ressources ? Le chef de projet est souvent un chef d’orchestre. En savoir plus
L’outil Gestionnaire de Tâches vous aide à organiser les différentes tâches de votre équipe en les associant aux collaborateurs qui auront à les mener. Ces événements se caractérisent par des priorités et des statuts qu’il incombe aux membres de l’équipe concernés de faire évoluer. Vous retrouverez ces fonctionnalités dans l’outil TeamDirection Project, elles y seront considérablement plus développées. Dans cet outil, le diagramme de Gantt vous permettra de déposer par simples cliquer-glisser les tâches à effectuer, et de montrer aux autres membres de votre équipe l’avancement de ces dernières, en temps réel. Ces tâches peuvent être interdépendantes et liées entre elles : vous identifiez d’un seul coup d’œil la bonne progression du projet et repérez les goulots d’étranglement ou les retards dès qu’ils apparaissent. Complémentaire, l’outil Formulaires vous permet de relever les temps passés effectifs et les coûts associés aux actions des membres du bureau virtuel.
Une tâche s’accompagnant généralement de ressources documentaires, chacun dans l’équipe peut poster ses informations utiles ou nouvellement produites dans l’outil partagé Fichiers. Il est également possible de poster des données directement au niveau d’une tâche, dans TeamDirection Project.
La synchronisation de TeamDirection Project avec MS Project facilite la gestion de projets à l’échelle micro et macroscopique. L’intégralité ou des parties de projets peuvent être importés depuis MS Project puis réexportés. Cela est fort utile dans le contexte de la co traitance de projets.
Pour gérer les documents
Le projet nécessite et engendre une production documentaire. Ces informations doivent être accessibles simplement par toutes les personnes concernées. Ces dernières contribuent, individuellement ou à plusieurs, à créer des ressources utiles à l’ensemble des acteurs du projet. En savoir plus
Si vous déposez des documents dans l’outil Fichiers de votre bureau virtuel, vos collaborateurs en prennent immédiatement connaissance. Les Notifications de Lecture informent les collaborateurs que des nouveaux éléments ont été apportés au projet.
L’outil Revue de Documents est utile pour construire à plusieurs une ressource, qui pourra être transformée par la suite en PDF avec l’outil PDF Converter.
Depuis votre messagerie MS Outlook, vous exportez d’un clic de souris les emails de votre choix vers l’outil Forum du bureau virtuel dédié à votre projet. Avec GrooveIT ! vous interconnectez vos informations entre MS Outlook (emails, contacts, etc.) avec vos espaces de travail collaboratif. Vos sources documentaires et vos échanges avec des personnes tierces concernant le projet ne sont plus dispersés : ils sont partagés et sauvegardés !
Pour collaborer efficacement
En qualité de responsable de projet, vous comptez sur votre équipe pour que chacun des membres contribue au projet. Ils fournissent des informations, apportent leurs expertises spécifiques ou prennent en charge des parties du projet, a minima : ils sont présents auprès de vous en tant qu’observateurs. Le groupe projet a ses propres règles et les pratiques collaboratives sont des facteurs clefs de réussite. De même, il est indispensable que la communication soit optimale entre les acteurs du projet. En savoir plus
Utilisez le Chat pour communiquer immédiatement avec l’un de vos collaborateurs ou l’ensemble de votre équipe. Utilisez la Messagerie Instantanée pour remplacer l’email au sein de votre groupe projet. Elle est plus rapide, plus sûre et vous avez l’assurance de savoir si les messages sont lus et reçus. N’envoyez que très rarement des fichiers joints, pointez plutôt vers les documents postés à l’attention de tous dans votre outil Fichiers, en insérant des liens hypertextes dans vos messages. Ils peuvent être vocaux, comme le Chat qui se mue en outil de Web Conférence à la demande.
Vous disposez de plusieurs outils de communication et grâce aux Indicateurs de Présence, chacun sait qui est disponible pour collaborer en temps réel ou différé. Vous décidez d’installer et d’utiliser dans votre bureau virtuel les outils dont vous avez besoin dans le cadre strict du projet. Tous seront partagés. Le degré d’intervention des membres de l’équipe dans ces outils dépend des rôles et des permissions que vous attribuez.
En gestion de projets, l’information peut être structurée ou non. Les données associées à des tâches à réaliser doivent être structurées, tandis que, par exemple, les données recueillies lors d’un brainstorming sont déstructurées. Les outils Groove® intègrent cette dimension.
Les projets peuvent être de durées variables, de quelques jours à plusieurs mois, voire de plusieurs années. Ils peuvent faire intervenir des collaborateurs de manière ponctuelle ou permanente. Lorsqu’une organisation possède des licences de Groove® ou des outils s’y intégrant, il lui est possible de recycler ces licences à la demande. L’organisation gère son parc de manière centralisée lorsqu’elle bénéficie du Domaine de Confiance.
